En quoi consiste ce service ?
L’inventaire général recense toutes les œuvres d’une collection privée ou institutionnelle dans un registre unique : chaque item reçoit une référence, une description succincte, un état déclaré et, lorsqu’ils existent, des liens vers ses fiches détaillées. Le tout est vérifié pour détecter doublons, lacunes et incohérences.
Donner à un collectionneur ou à une institution une vue complète, ordonnée et à jour de ses biens, utilisable pour la gestion, la transmission, l’assurance et la sécurité.
Sans inventaire, une collection ne peut être ni protégée, ni transmise, ni assurée correctement. L’inventaire sert aussi de point de départ à tous les autres services.
Collections privées, d’associations, de galeries, d’institutions ou d’héritiers. Le nombre d’items n’est pas limité ; les grands ensembles sont traités par lots. Ce service n’évalue pas les œuvres.
Qui peut le demander ?
Constituez votre dossier
Pièces obligatoires
- Pièce d’identité du demandeur — Représentant légal pour une personne morale.
- Liste préliminaire des œuvres — Tableur ou cahier : intitulé, type, dimensions, localisation.
- Photographies de chaque item — Au minimum une vue d’ensemble par item.
- Justificatifs d’acquisition ou de détention — Factures, actes, courriers, certificats ; à défaut, déclaration motivée.
Selon la situation
- Inventaires ou catalogues antérieurs — Utiles pour recouper et repérer les écarts.
- Contrats d’assurance ou de dépôt — Pour identifier les items prêtés ou déposés.
- Documents de qualité d’héritier ou de mandataire — Selon la situation du demandeur.
- Plan ou description des lieux de conservation — Confidentiel, sert à l’organisation du récolement.
La démarche, pas à pas
Ce circuit est adapté à la nature de ce service : seules les étapes utiles à ce document sont conservées.
- 1Compte et dossier de collection
Le demandeur crée son compte et ouvre un dossier de collection qui regroupera tous les items et leurs fiches.
- 2Liste et formulaire
Il renseigne la liste des œuvres selon le modèle COMAC et décrit la nature de la collection et son origine.
- 3Dépôt des pièces
Il joint photographies et justificatifs ; les items sans pièces sont acceptés mais marqués « non documenté ».
- 4Contrôle documentaire
COMAC contrôle complétude et cohérence : doublons, dimensions improbables, contradictions entre pièces, lacunes de provenance.
- 5Devis et paiement
Le devis dépend du nombre d’items et de la nécessité d’un récolement sur place ; il est validé par l’administration avant paiement.
- 6Récolement éventuel
Si le dossier le prévoit, un agent vérifie sur place la présence des items listés et consigne ses constats.
- 7Établissement de l’inventaire
COMAC attribue les références, classe les items et mentionne pour chacun son niveau de documentation et ses réserves.
- 8Validation et enregistrement
Le responsable habilité signe l’inventaire, qui est inscrit au registre avec sa date.
- 9Notification et mises à jour
Le demandeur reçoit l’inventaire ; il peut ensuite déclarer entrées et sorties pour le tenir à jour.
Ce qui entre dans le coût
| Composante | S’applique ? | Précision |
|---|---|---|
| Frais administratifs | Oui | Ouverture du dossier de collection et inscription au registre. |
| Frais d’expertise | Non | L’inventaire ne comporte pas d’avis d’expert. |
| Frais d’analyse | Oui | Contrôle documentaire proportionné au nombre d’items. |
| Frais de laboratoire | Non | Aucune analyse matérielle n’est prévue. |
| Frais de déplacement | Selon le dossier | Si un récolement sur place est demandé. |
| Frais complémentaires | Selon le dossier | Numérisation de documents, saisie d’un grand volume, traductions. |
| Frais de délivrance | Oui | Édition de l’inventaire signé et de ses annexes. |
Devise de référence : XAF. Aucun montant n’est publié sur cette page : il dépend de la complexité du dossier et fait l’objet d’un devis, validé par l’administration avant tout paiement.
Combien de temps ?
| Étape | Délai |
|---|---|
| Délai indicatif | 3 à 8 semaines selon le nombre d’items |
| Délai d’expertise | Sans objet : aucun expert n’intervient. |
| Délai de contrôle | 1 à 3 semaines |
| Délai de validation | 3 à 5 jours ouvrés |
| Conditions de prolongation | Prolongé selon la taille de la collection et la nécessité d’un récolement sur place. |
Délais indicatifs, modifiables par l’administration ; ils courent à partir de la réception d’un dossier complet.
Ce que vous recevez
| Élément | Détail |
|---|---|
| Type de document | Inventaire général numéroté de la collection, avec annexes par item, inscrit au registre. |
| Émetteur | COMAC, sous la signature du responsable du service d’enregistrement. |
| Mentions portées | Date, Numéro de référence, Signataire, Liste des items et niveau de documentation, Items signalés ou non documentés, Réserves éventuelles |
| QR Code de vérification | Oui |
| Comment le vérifier | Le QR code renvoie à une page confirmant l’existence et la date de l’inventaire ainsi que le nombre d’items, sans en divulguer le contenu. |
Les modèles de démonstration présentés sur le site sont des exemples pédagogiques, sans valeur officielle.
Questions fréquentes
Non. Il recense ce que vous déclarez et ce que COMAC a pu recouper ; la propriété se prouve par des titres ou des actes établis par d’autres.
Oui, par lots. Chaque lot reçoit son enregistrement et l’inventaire général s’enrichit au fil du temps.
Non. L’inventaire est confidentiel par défaut ; seule une décision écrite de votre part peut en ouvrir l’accès.
Il est signalé dans le dossier et orienté vers le contrôle de provenance ; si nécessaire, vous êtes informé des suites possibles avant toute démarche.
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