Chacun son métier
Les directions sont organisées par fonction. Celle qui reçoit n’est pas celle qui contrôle, et celle qui étudie n’est pas celle qui décide.
Cette séparation protège les usagers comme l’institution : elle évite les conflits d’intérêts, rend chaque étape vérifiable et permet de savoir à tout moment où se trouve un dossier.
L’organisation présentée est proposée ; les nominations et la constitution effective des directions sont à confirmer.
La mission de chaque direction
Ce que traite chaque direction
Direction générale
Elle donne la direction et garantit la cohérence d’ensemble.
- Supervise les autres directions
- Valide les décisions de reconnaissance documentaire
- Entretient les relations avec les partenaires et les autorités
Direction administrative
Elle est la porte d’entrée des dossiers.
- Réception et accusé de réception
- Enregistrement dans le registre
- Classement, courriers et archivage
Direction des études et de la recherche
Elle rassemble les connaissances nécessaires pour comprendre un bien.
- Provenance et recherche historique
- Documentation scientifique
- Études comparatives
Direction de l’expertise et de l’évaluation
Elle ne réalise pas l’expertise elle-même : elle la confie à un professionnel compétent.
- Choix d’un expert sans conflit d’intérêts
- Cadrage de la mission
- Réception et contrôle formel du rapport
Direction de la conformité documentaire
Elle vérifie les pièces, pas la valeur ni l’authenticité de l’œuvre.
- Complétude du dossier
- Vérification auprès des émetteurs
- Cohérence, anomalies et réserves
Direction de la conservation
Elle éclaire les décisions sur l’état et la préservation des biens.
- Constat d’état
- Recommandations de conservation
- Prévention des risques
Direction du marché de l’art
Elle promeut des pratiques responsables auprès des professionnels.
- Diligence raisonnable
- Guides de bonnes pratiques
- Dialogue avec les professionnels
Direction des systèmes numériques
Elle assure la disponibilité et la sécurité des outils.
- Registre et guichet en ligne
- Sauvegardes et continuité
- Gestion des accès et journaux
Direction financière
Elle gère les moyens de l’institution et les montants dus par les usagers.
- Facturation et reçus
- Comptabilité et audit
- Les montants dépendent de la complexité du dossier
De la réception à l’archivage
- 1Réception et enregistrement
Le dossier est reçu, numéroté et inscrit au registre. Cette inscription ne vaut pas authentification.
Administrative - 2Contrôle de complétude
Les pièces manquantes sont réclamées au déposant ; les anomalies sont consignées.
Conformité - 3Vérification des émetteurs
Les émetteurs des documents sont sollicités pour confirmer ce qu’ils ont délivré.
Conformité - 4Recherche et expertise
Provenance, documentation et, si nécessaire, expertise confiée à un professionnel compétent.
Études, expertise - 5Avis et décision
Une commission rend un avis motivé ; la direction générale valide la décision interne.
Générale - 6Notification et archivage
Le déposant reçoit une décision motivée ; le dossier est archivé avec accès contrôlé.
Administrative
Un dossier pas à pas
- Dépôt
Un collectionneur dépose le dossier d’une sculpture ; la direction administrative l’enregistre.
- Pièces manquantes
La conformité constate l’absence d’une facture et la réclame.
- Confirmation de l’émetteur
Une galerie confirme avoir émis un certificat ; la confirmation est jointe au dossier.
- Expertise
Un expert indépendant remet son rapport, contrôlé sur la forme.
- Décision motivée
La commission rend son avis ; la décision est notifiée.
Comment les directions se transmettent le travail
| De | Vers | Ce qui est transmis |
|---|---|---|
| Administrative | Conformité | Dossier enregistré, accusé de réception, pièces reçues |
| Conformité | Études et recherche | Liste des anomalies, réserves, émetteurs confirmés |
| Études et recherche | Expertise | Note de provenance, questions à trancher |
| Expertise | Commission | Rapport d’expertise contrôlé sur la forme |
| Commission | Générale | Avis motivé, procès-verbal signé |
| Générale | Administrative | Décision à notifier et à archiver |
| Systèmes numériques | Toutes | Outils, accès et journaux de consultation |
Interfaces proposées ; elles seront précisées par les règles internes une fois l’organisation confirmée.
Une information cloisonnée
- Accès selon la fonction
- Journal des consultations
- Distinction entre déclaration privée et signalement documenté
Ce que les directions font et ne font pas
Elles font
- Examen documentaire
- Avis motivés
- Mise en relation avec des experts compétents
- Accompagnement vers l’autorité compétente
Elles ne font pas
- Délivrer une autorisation douanière ou d’exportation
- Garantir l’authenticité d’une œuvre
- Remplacer un acte notarié
- Accuser une personne
Ce qui vaut pour toutes
Règles internes
- Toute décision est motivée et archivée
- Les conflits d’intérêts sont déclarés
- Les délais annoncés dépendent de la complexité du dossier
- Les réserves sont consignées, jamais effacées
Pratiques proscrites
- Contourner l’étape de contrôle
- Modifier une fiche sans journal
- Divulguer une localisation sans base légale
Celui qui instruit ne décide pas, celui qui décide n’instruit pas : c’est ce qui rend une décision défendable.
Questions fréquentes
Le Secrétariat, puis la médiation si le désaccord persiste.
Pas à ce stade : l’organisation est proposée et les nominations sont à confirmer.
Elle les applique ; les montants dépendent de la complexité du dossier et sont présentés sur la page tarifs et délais.
Non : la reconnaissance documentaire est une décision interne motivée, prise après avis.
Dans des archives à accès contrôlé, sous la responsabilité de la direction administrative.
Le vocabulaire des directions
- Enregistrement
- Inscription d’un bien ou d’un document au registre ; ce n’est ni un contrôle ni une authentification.
- Interface
- Point de passage défini entre deux directions, avec ce qui doit être transmis.
- Réserve
- Point resté sans réponse, consigné dans le dossier et visible dans la décision.
- Émetteur
- Personne ou organisme qui a délivré un document (certificat, facture, attestation).
Déposer un dossier
Le guichet en ligne oriente chaque demande vers la direction compétente.