Une décision motivée
La reconnaissance documentaire est la quatrième des opérations de COMAC. Elle suppose un dossier instruit, un avis de la commission compétente et une décision écrite qui explique ses motifs.
Elle porte sur un document et sur ce qu’il établit : qu’il est cohérent, qu’il provient d’une source identifiée et qu’il peut être rattaché à un bien ou à une personne. Elle ne dit pas que l’œuvre est authentique : cette question relève d’une expertise confiée à un professionnel compétent.
Elle ne remplace pas les actes des autorités nationales. Les autorisations d’exportation, les certificats douaniers ou les actes notariés relèvent de ces autorités.
Une opération parmi quatre
Le document est inscrit au registre.
Les pièces sont examinées entre elles.
L’émetteur confirme son document.
COMAC rend une décision motivée.
Une décision collégiale
La décision est rendue par une commission, après instruction par l’équipe du registre. Elle n’est pas prise par une seule personne.
- Instruction : équipe du registre
- Avis : commission compétente, avec experts extérieurs si nécessaire
- Décision : écrite, motivée, datée
- Organisation proposée, nominations à confirmer
Ce que la commission examine
Dates, mentions, signataires et format sont compatibles entre eux.
L’émetteur est identifié et, si possible, a confirmé le document.
Le document se rattache clairement à l’œuvre ou à la personne concernée.
Aucun élément ne laisse penser que le document est falsifié ou obtenu illicitement.
Les pièces forment une suite plausible dans le temps.
L’examen se fait selon les principes de la Convention de 1970, de la Convention UNIDROIT de 1995 et du Code de déontologie de l’ICOM.
De la demande à la décision
Les délais dépendent de la complexité du dossier ; voir tarifs et délais.
- 1Demande
Depuis votre espace, avec le document déjà enregistré.
À tout moment - 2Recevabilité
Vérification que le dossier est complet.
quelques jours - 3Instruction
Contrôle documentaire, vérification auprès de l’émetteur si utile.
Selon le dossier - 4Avis de la commission
Examen collégial et projet de décision.
Selon le calendrier - 5Décision motivée
Reconnaissance accordée ou refusée, avec motifs.
À l’issue - 6Notification
Décision notifiée dans l’espace du demandeur ; statut mis à jour au registre.
À l’issue
Ce que la reconnaissance dit, et ne dit pas
Ce qu’elle établit
- Qu’un document a été examiné de façon motivée
- Que COMAC le tient pour cohérent et rattaché à un bien ou une personne
- Que la décision est datée et consultable
- Que le dossier peut servir d’appui à d’autres démarches
Ce qu’elle n’établit pas
- L’authenticité d’une œuvre
- Une autorisation publique ou un certificat douanier
- Un titre de propriété
- La valeur marchande d’un bien
Accordée, refusée, ou suspendue
Reconnaissance accordée
La décision favorable est inscrite au registre avec sa date.
- Statut mis à jour
- Décision disponible dans l’espace du demandeur
Reconnaissance refusée
La décision défavorable est motivée par écrit.
- Motifs communiqués au demandeur
- Réexamen possible
Effets suspendus
Un élément nouveau justifie de suspendre la décision le temps d’un nouvel examen.
- Mention sur la fiche
- Retour à l’examen
Contester une décision
- Demande de réexamen
Par écrit, avec les éléments nouveaux ou les arguments contestant les motifs.
- Nouvel examen
Examen par une composition différente lorsque c’est possible.
- Réponse motivée
Décision maintenue, modifiée ou annulée.
- Médiation
Possibilité de saisir le service de médiation de COMAC.
Bien présenter sa demande
À faire
- Enregistrer d’abord le document
- Préciser l’objet exact de la demande
- Fournir les pièces annexes utiles
- Citer la décision avec sa date
À ne pas faire
- Présenter la reconnaissance comme une authentification
- L’invoquer comme autorisation d’exportation
- Omettre des pièces défavorables
- Citer la décision sans ses motifs
Questions fréquentes
Non, elle est facultative.
Toute personne ou structure ayant fait enregistrer le document concerné.
COMAC n’est pas une autorité douanière. L’usage d’une décision auprès d’une autorité doit être confirmé auprès d’elle.
Cela dépend du dossier ; consultez tarifs et délais.
Seul le statut l’est ; les motifs peuvent rester confidentiels.
Oui, avec des éléments nouveaux.
Une décision à solliciter ?
Enregistrez d’abord votre document, puis demandez la reconnaissance depuis votre espace.