Des institutions qui rendent des comptes
Cet espace concerne les structures qui détiennent ou gèrent des biens culturels pour le public : musées nationaux et locaux, fondations, centres culturels, bibliothèques, services d’archives, administrations chargées du patrimoine.
Une institution est comptable de ses collections devant sa tutelle, ses donateurs et le public. Un inventaire à jour, une provenance documentée et des constats d’état datés sont à la base de cette responsabilité.
COMAC met à votre disposition un cadre documentaire et un réseau d’experts. Elle ne se substitue ni à votre direction scientifique, ni à votre tutelle, ni aux autorités nationales qui décident du classement, de l’inaliénabilité ou de la sortie des biens.
Ce que les institutions nous demandent
Comment nous travaillons ensemble
Enregistrer vos fonds
Inscription au registre des pièces de vos collections. Vous choisissez ce qui est consultable publiquement et ce qui reste interne.
- Fiches normalisées
- Niveaux de visibilité réglables
- Date certaine de dépôt
Demander un avis
COMAC oriente vers un professionnel compétent selon la spécialité : sculpture, textile, manuscrit, archéologie, peinture.
- Avis motivé et signé
- Réserves explicitées
- Confidentialité de l’échange
Demander une accréditation
Reconnaissance documentaire de votre structure après examen du dossier : statuts, missions, inventaire, politique de collections.
- Examen documentaire
- Décision motivée
- Renouvellement périodique
Coopérer avec les autorités
Mise en relation avec les points focaux nationaux, pour les saisies, les restitutions et les questions de classement.
- Points focaux
- Saisies et restitutions
- Dossiers partagés
Mettre l’institution en ligne
- 1Créer un compte
Un agent habilité ouvre le compte au nom de l’institution, sur l’espace créateur, profil « institution ».
10 minutes - 2Compléter le profil
Statut juridique, tutelle, missions, adresse, référent du compte et agents autorisés.
30 minutes - 3Déposer une demande
Enregistrement d’un lot de pièces, instruction d’une acquisition, demande d’avis ou accréditation.
Selon la nature - 4Joindre les pièces
Extraits d’inventaire, dossiers d’acquisition, constats d’état, correspondances.
Par pièce ou par lot - 5Suivre le dossier
Chaque agent habilité voit l’état des demandes qu’il a le droit de consulter.
En continu
Le dossier d’une institution
Statut et missions
- Acte de création ou statuts
- Document désignant la tutelle ou l’organe de gouvernance
- Lettre de mandat du référent du compte
- Liste des agents autorisés et de leur fonction
Collections
- Politique de collections ou d’acquisition, si elle est écrite
- Extrait d’inventaire des pièces concernées
- Dossier d’entrée : don, achat, dépôt, legs
- Constats d’état et photographies datées
Cas qui bloquent l’instruction
- Absence de désignation claire du référent
- Pièces sans numéro d’inventaire
- Dossier d’entrée manquant pour un bien de statut incertain
Avant le passage en comité
- Réception de l’offre
Description de l’œuvre, identité du vendeur ou du donateur, conditions envisagées.
- Collecte des pièces
Origine, factures, publications, avis antérieurs, documents de sortie du pays d’origine.
- Examen documentaire
Cohérence des pièces, consultation des listes de biens signalés, lacunes identifiées.
- Expertise si nécessaire
Un professionnel compétent examine l’objet et rend un avis motivé.
- Décision de l’institution
Le comité décide en s’appuyant sur le dossier ; la décision et ses motifs sont archivés.
Un constat d’état daté et signé
- Constats d’entrée et de sortie
- Photographies comparables dans le temps
- Références des restaurations successives
- Accès restreint aux agents habilités
Ce qui revient à chacun
À l’institution
- Décider des acquisitions et des prêts
- Tenir son inventaire réglementaire
- Répondre à sa tutelle
- Conserver physiquement les biens
À COMAC
- Fournir un cadre de documentation
- Contrôler la cohérence d’un dossier
- Mettre en relation avec des experts
- Faciliter le dialogue avec les points focaux
Des engagements réciproques
Plans de réserves, localisations et valeurs d’assurance ne sont jamais rendus publics.
Nos pratiques se réfèrent au Code de déontologie de l’ICOM.
Chaque consultation de votre dossier est consignée.
Aucune acquisition n’est orientée vers un vendeur ou un expert déterminé.
Questions des institutions
Chaque agent habilité dispose d’un accès nominatif, afin de garder la trace des consultations. Le référent gère la liste.
Non. Elle n’est reconnue qu’après examen documentaire du dossier et décision motivée.
Non. Une restitution relève des autorités et des parties concernées. COMAC peut aider à documenter le dossier et faciliter le dialogue.
Oui, vos fiches sont exportables dans un format ouvert, pour ne pas vous rendre dépendant de la plateforme.
Pour un usage courant, non. Une convention peut être utile pour des programmes pluriannuels : voir la page des partenariats.
Ils dépendent de la complexité du dossier : voir la page tarifs et délais.
Ressources utiles à vos équipes
Méthode de fiche et d’inventaire.
En savoir plus →Lire et rédiger un constat.
En savoir plus →Reconstituer l’histoire d’un objet.
En savoir plus →Protéger réserves et salles.
En savoir plus →Quand et comment intervenir.
En savoir plus →Conduite à tenir en cas de sinistre.
En savoir plus →Faire entrer votre institution au registre
Un compte, des agents habilités et des dossiers de provenance conservés avec soin.