Séparer pour mieux contrôler
La COMAC est une organisation panafricaine de documentation, de recherche, d’expertise et d’enregistrement documentaire. Son organisation interne suit ces métiers, et non l’inverse.
Là où la gouvernance (Assemblée, Conseil, Secrétariat, comités) fixe les règles et les orientations, l’organisation fonctionnelle décrit le travail quotidien : qui reçoit un dossier, qui le vérifie, qui l’étudie, qui l’archive.
Le principe directeur est la séparation des opérations : enregistrer, contrôler, vérifier auprès de l’émetteur et reconnaître sont quatre actes distincts, confiés à des fonctions distinctes.
De la gouvernance aux services
L’organigramme se lit de haut en bas : les organes statutaires, puis la direction générale, puis les directions spécialisées, enfin les services et ressources partagés.
Réception, enregistrement, classement, courriers, archivage.
En savoir plus →Provenance, recherche historique, documentation scientifique.
En savoir plus →Mise en relation avec des professionnels compétents, suivi des rapports.
En savoir plus →Complétude, vérification des émetteurs, cohérence, anomalies.
En savoir plus →Conditions de conservation, état des biens, prévention des risques.
En savoir plus →Bonnes pratiques, diligence raisonnable, relations avec les professionnels.
En savoir plus →Registre, sécurité, sauvegardes, plateforme en ligne.
En savoir plus →Budget, facturation, comptabilité, contrôle des dépenses.
En savoir plus →Des départements au cœur du métier
Instruit les demandes d’inscription et tient le registre, sans jamais présenter un enregistrement comme une authentification.
Rassemble les sources, reconstitue les historiques de propriété et signale les lacunes sans accuser personne.
Contrôle la complétude des pièces et sollicite les émetteurs pour confirmer ce qu’ils ont réellement délivré.
Organise l’intervention d’experts indépendants et consigne leurs conclusions.
Conseille sur l’état des biens et protège les informations confidentielles.
Produit les indicateurs de l’observatoire à partir de données agrégées.
Les services partagés
| Service | Rôle | Au service de |
|---|---|---|
| Accueil et courrier | Réception, accusé de réception, orientation des demandes | Toutes les directions |
| Archives | Classement, conservation et accès contrôlé aux dossiers | Administration, conformité |
| Documentation | Gestion du fonds, des sources et des références | Études et recherche |
| Ressources humaines et logistique | Recrutement, formation interne, moyens généraux | Direction générale |
| Protection des données | Droits d’accès, confidentialité, journal des consultations | Systèmes numériques |
| Communication | Publications, actualités, relations avec la presse | Direction générale |
Services proposés ; les effectifs et les rattachements définitifs sont à confirmer.
Les ressources de l’institution
Le registre documentaire
Base où sont inscrits les œuvres, les artistes et les institutions qui en font la demande, avec un statut documentaire précis.
- Inscription n’est pas authentification
- Fiches publiques et fiches confidentielles
- Journal des modifications
Centre de recherche
Espace d’études sur la provenance, l’histoire de l’art et les pratiques de collection, ouvert aux chercheurs.
- Études comparatives
- Appels à contributions
- Réseau de chercheurs
Bibliothèque et revue
Fonds documentaire consultable et revue scientifique pour diffuser les travaux issus des dossiers et des études.
- Fonds spécialisé
- Revue à comité de lecture
- Dépôt des études
Espace professionnel et infrastructure
Guichet en ligne, espaces par profil et infrastructure sécurisée, avec sauvegardes et traçabilité des accès.
- Espaces par profil
- Sauvegardes régulières
- Accès journalisés
Une organisation ouverte sur l’extérieur
- Conventions écrites et publiques
- Aucun partenaire cité sans accord
- Indépendance préservée dans les avis
Un dossier, plusieurs fonctions
- 1Réception
Accusé de réception, ouverture du dossier.
Administration - 2Contrôle
Complétude, cohérence, vérification des émetteurs.
Conformité - 3Étude
Recherche de provenance et expertise si nécessaire.
Études, expertise - 4Avis
Avis motivé d’une commission, le cas échéant.
Commission - 5Décision
Décision interne motivée, puis archivage.
Direction générale
Ce que fait la COMAC, et ce qui relève d’autrui
Actes documentaires de la COMAC
- Enregistrement dans le registre
- Contrôle documentaire
- Demande de confirmation à l’émetteur
- Reconnaissance documentaire : décision interne motivée
- Avis motivés et accompagnement
Actes des autorités nationales
- Autorisation douanière ou d’exportation
- Classement officiel d’un bien
- Actes notariés
- Décisions judiciaires
- Toute autorisation publique
Les règles communes
Dans chaque direction
- Un dossier a toujours un service responsable identifié
- Chaque décision est motivée et archivée
- Les informations de collectionneurs sont confidentielles par défaut
- Les conflits d’intérêts sont déclarés avant instruction
À éviter
- Cumuler instruction et décision sur un même dossier
- Présenter un enregistrement comme une authentification
- Désigner une personne comme coupable
- Communiquer une localisation d’œuvre sans base légale
Questions fréquentes
Les nominations ne sont pas encore confirmées. Cette page décrit une organisation proposée et ne cite aucun responsable.
La gouvernance fixe les règles et les orientations ; l’organisation fonctionnelle décrit les équipes qui traitent les dossiers au quotidien.
Au guichet en ligne ou au Secrétariat : l’accueil oriente la demande vers la direction compétente.
Pas encore : leur composition est à constituer et à confirmer, dans le respect des règles d’indépendance.
Un réseau de représentations nationales est envisagé, en commençant par l’Afrique centrale.
Le vocabulaire de l’organisation
- Commission spécialisée
- Instance qui rend un avis motivé, distincte de la direction qui instruit.
- Direction
- Unité fonctionnelle chargée d’un métier précis dans la vie d’un dossier.
- Organisation fonctionnelle
- Description des fonctions et de leurs relations, indépendamment des personnes qui les occuperont.
- Reconnaissance documentaire
- Décision interne motivée de la COMAC sur la cohérence d’un dossier ; elle n’est pas un acte administratif national.
Comprendre qui fait quoi
Découvrez le détail des directions et leur rôle dans la vie d’un dossier.