En quoi consiste ce service ?
Le dossier institutionnel présente une collection de façon structurée : histoire, composition, grands ensembles, état de documentation, conditions de conservation et possibilités de valorisation (expositions, prêts, publications, partenariats). Il est conçu pour être remis à un partenaire, un mécène, une institution ou une autorité.
Doter un propriétaire ou une institution d’un document de référence, fiable et lisible, pour présenter sa collection et en discuter l’exploitation avec des tiers.
Il évite de reconstituer pour chaque interlocuteur un dossier ad hoc, met en valeur le travail documentaire déjà réalisé et précise honnêtement ce qui reste à établir.
Collections dont une partie au moins est inventoriée ou enregistrée auprès de COMAC. Le dossier ne reprend que des informations validées par le propriétaire et signale les œuvres insuffisamment documentées.
Qui peut le demander ?
Constituez votre dossier
Pièces obligatoires
- Pièce d’identité du demandeur — Ou justificatif de l’institution et de son représentant.
- Inventaire de la collection — Enregistré auprès de COMAC ou à enregistrer avec le dossier.
- Justificatif de propriété ou de mandat — Pour la collection ou le périmètre concerné.
- Photographies de qualité des œuvres retenues — Avec indication des droits de reproduction.
Selon la situation
- Notice historique de la collection — Constitution, principaux apports, personnes marquantes.
- Rapports de conservation et d’expertise existants — Signés par leurs auteurs.
- Projets d’exploitation envisagés — Expositions, publications, partenariats, numérisation.
- Choix de communication — Destinataires et rubriques à rendre visibles.
La démarche, pas à pas
Ce circuit est adapté à la nature de ce service : seules les étapes utiles à ce document sont conservées.
- 1Compte et formulaire
Le demandeur décrit la collection, son périmètre, et l’usage prévu du dossier.
- 2Dépôt des pièces
Inventaire, justificatifs de propriété, photographies et notices sont versés au dossier.
- 3Contrôle de complétude
Un agent recense les œuvres documentées et celles qui le sont insuffisamment pour figurer au dossier.
- 4Cadrage éditorial
Le plan du dossier, les ensembles à mettre en avant et les informations à exclure sont arrêtés avec le propriétaire.
- 5Devis
Un devis fixé selon l’ampleur de la collection et la complexité du dossier est validé par l’administration.
- 6Paiement
Le règlement du devis ouvre la phase de rédaction.
- 7Rédaction
COMAC rédige le dossier en distinguant ce qui est documenté, déclaré ou à établir, et en reportant les réserves des sources.
- 8Relecture par le propriétaire
Le propriétaire relit, corrige et valide chaque rubrique avant diffusion.
- 9Signature et délivrance
Un responsable habilité signe le dossier, qui est délivré avec son QR et ajouté à l’espace du demandeur.
Ce qui entre dans le coût
| Composante | S’applique ? | Précision |
|---|---|---|
| Frais administratifs | Oui | Ouverture du dossier, coordination éditoriale et suivi. |
| Frais d’expertise | Non | Aucune expertise n’est comprise ; elle est à commander séparément. |
| Frais d’analyse | Selon le dossier | Analyse documentaire selon le nombre d’œuvres et l’état de l’inventaire. |
| Frais de laboratoire | Non | Aucune analyse matérielle n’est prévue. |
| Frais de déplacement | Selon le dossier | Si une visite de la collection est nécessaire au cadrage du dossier. |
| Frais complémentaires | Selon le dossier | Mise en page, traduction ou version publique supplémentaire. |
| Frais de délivrance | Oui | Édition du dossier signé, de sa version numérique et de son QR. |
Devise de référence : XAF. Aucun montant n’est publié sur cette page : il dépend de la complexité du dossier et fait l’objet d’un devis, validé par l’administration avant tout paiement.
Combien de temps ?
| Étape | Délai |
|---|---|
| Délai indicatif | 30 à 60 jours ouvrés |
| Délai d’expertise | Sans objet : aucune expertise n’est comprise |
| Délai de contrôle | 7 à 14 jours ouvrés après dépôt d’un dossier complet |
| Délai de validation | 5 à 8 jours ouvrés pour la validation interne et la relecture |
| Conditions de prolongation | Variable selon l’ampleur de la collection et la disponibilité du propriétaire pour valider |
Délais indicatifs, modifiables par l’administration ; ils courent à partir de la réception d’un dossier complet.
Ce que vous recevez
| Élément | Détail |
|---|---|
| Type de document | Dossier institutionnel de présentation et d’exploitation de la collection (version confidentielle, version publique en option) |
| Émetteur | COMAC, sous la signature d’un responsable habilité, avec validation du propriétaire |
| Mentions portées | Date, Numéro de référence, Périmètre de la collection, Niveau de documentation par ensemble, Éléments à établir, Signataire, Réserves éventuelles |
| QR Code de vérification | Oui |
| Comment le vérifier | Le QR renvoie à la version en vigueur du dossier et à sa date de validation par le propriétaire. |
Les modèles de démonstration présentés sur le site sont des exemples pédagogiques, sans valeur officielle.
Questions fréquentes
Non, sauf demande expresse. Localisation et propriété sont confidentielles par défaut.
Non. Il s’appuie sur l’inventaire enregistré mais n’a pas valeur d’inventaire officiel.
Oui, avec la mention explicite des éléments à établir, sans les présenter comme confirmés.
Le propriétaire valide chaque rubrique avant diffusion ; COMAC ne publie rien sans son accord.
Besoin de ce service ?
Créez votre compte, ouvrez un dossier et joignez vos pièces : un agent vous répond et vous guide.