En quoi consiste ce service ?
Un prêt d’œuvre suppose des conditions écrites : durée, lieu de conservation, conditions de sécurité, assurance, état de l’objet à la remise et au retour. Ce service permet de déposer le contrat et ses constats d’état, de les faire contrôler sur le plan documentaire, puis de les inscrire au registre, rattachés à la fiche de l’œuvre.
Documenter un prêt ou une mise à disposition pour que le prêteur retrouve son bien dans l’état convenu et que l’emprunteur sache précisément ce qu’il doit assurer.
En cas de dommage, de retard ou de contestation, le contrat enregistré et les constats d’état datés constituent la base commune de discussion, et préservent la continuité de l’historique de l’œuvre.
Prêts temporaires, dépôts, mises à disposition à titre gratuit ou onéreux, entre particuliers, institutions ou organisateurs, au sein d’un même pays ou à l’international. Les expositions organisées font l’objet d’un service voisin.
Qui peut le demander ?
Constituez votre dossier
Pièces obligatoires
- Pièces d’identité des parties — Prêteur et emprunteur, ou justificatifs de leurs structures.
- Contrat de prêt signé ou projet — Avec annexes : liste des œuvres, durée, lieu, assurance.
- Preuve de propriété ou de détention — Titre, inventaire, acte de dépôt antérieur.
- Photographies et constat d’état initial — Datés et détaillés, avec mention des fragilités.
Selon la situation
- Attestation d’assurance — Établie par l’assureur choisi par les parties.
- Conditions de conservation et de sécurité — Engagements de l’emprunteur sur le lieu et le climat.
- Mandat de représentation — Si une partie agit par l’intermédiaire d’un représentant.
- Constat d’état de retour — À déposer à la fin du prêt pour clôturer le dossier.
La démarche, pas à pas
Ce circuit est adapté à la nature de ce service : seules les étapes utiles à ce document sont conservées.
- 1Compte et formulaire
Le demandeur décrit le prêt : parties, œuvres, durée prévue et lieu de conservation.
- 2Dépôt des pièces
Le contrat, la preuve de détention et le constat d’état initial sont versés au dossier.
- 3Contrôle de complétude
Un agent vérifie que les éléments indispensables figurent au dossier et réclame ce qui manque.
- 4Rapprochement avec la fiche de l’œuvre
La description de l’œuvre, ses dimensions et son état sont comparés aux données déjà au registre.
- 5Devis d’enregistrement
Un devis, fixé selon la complexité du prêt, est validé par l’administration avant d’être soumis au demandeur.
- 6Paiement
Après acceptation du devis, le paiement est effectué en ligne.
- 7Enregistrement du contrat
Le contrat signé et le constat initial sont inscrits au registre, avec les réserves éventuelles.
- 8Clôture au retour
Au retour de l’œuvre, le constat d’état final est déposé et rapproché du constat initial ; le dossier est clôturé.
- 9Notification
Les parties reçoivent la fiche d’enregistrement et sont informées de la clôture.
Ce qui entre dans le coût
| Composante | S’applique ? | Précision |
|---|---|---|
| Frais administratifs | Oui | Ouverture du dossier, contrôle de complétude et inscription au registre. |
| Frais d’expertise | Non | Aucune expertise n’est comprise dans l’enregistrement du contrat. |
| Frais d’analyse | Selon le dossier | Rapprochement des constats d’état si plusieurs œuvres sont prêtées. |
| Frais de laboratoire | Non | Aucune analyse matérielle n’est prévue. |
| Frais de déplacement | Selon le dossier | Seulement si un constat d’état sur place est demandé. |
| Frais complémentaires | Selon le dossier | Traductions ou copies certifiées si le prêt est international. |
| Frais de délivrance | Oui | Édition de la fiche d’enregistrement du contrat de prêt. |
Devise de référence : XAF. Aucun montant n’est publié sur cette page : il dépend de la complexité du dossier et fait l’objet d’un devis, validé par l’administration avant tout paiement.
Combien de temps ?
| Étape | Délai |
|---|---|
| Délai indicatif | 15 à 25 jours ouvrés |
| Délai d’expertise | Sans objet sauf constat d’état commandé séparément |
| Délai de contrôle | 5 à 8 jours ouvrés après dépôt d’un dossier complet |
| Délai de validation | 2 à 4 jours ouvrés pour la validation interne |
| Conditions de prolongation | Variable selon la durée du prêt et la remise du constat de retour |
Délais indicatifs, modifiables par l’administration ; ils courent à partir de la réception d’un dossier complet.
Ce que vous recevez
| Élément | Détail |
|---|---|
| Type de document | Fiche d’enregistrement du contrat de prêt, avec copies du contrat et des constats d’état |
| Émetteur | Le contrat est signé par les parties ; la fiche d’enregistrement est émise par COMAC |
| Mentions portées | Date, Numéro de référence, Parties, Œuvre concernée, Durée du prêt, Signataire, Réserves éventuelles |
| QR Code de vérification | Oui |
| Comment le vérifier | La fiche peut être vérifiée en ligne avec son numéro ; aucune donnée de localisation n’est affichée. |
Les modèles de démonstration présentés sur le site sont des exemples pédagogiques, sans valeur officielle.
Questions fréquentes
Non. Le retour relève des obligations de l’emprunteur. L’enregistrement fournit une base documentaire en cas de litige.
Les parties, auprès de l’assureur de leur choix. COMAC n’assure pas les œuvres et enregistre seulement l’attestation fournie.
C’est fortement recommandé : un constat daté à la remise et au retour permet de comparer l’état de l’œuvre.
Oui, sous réserve des autorisations de sortie et d’entrée, à confirmer auprès de l’autorité compétente de chaque pays.
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