En quoi consiste ce service ?
Lorsqu’une œuvre est confiée à un organisateur pour être montrée au public, un contrat doit fixer le lieu, les dates, les conditions de sécurité, d’assurance et de crédit. Ce service permet de déposer ce contrat, de le faire contrôler sur le plan documentaire et de l’inscrire à l’historique d’exposition de l’œuvre.
Garder la trace écrite des conditions dans lesquelles une œuvre a été présentée au public, afin d’alimenter son historique d’exposition et de clarifier les responsabilités de chacun.
L’historique d’exposition renforce la valeur documentaire d’une œuvre et rassure les acquéreurs ; le contrat enregistré permet aussi de retrouver rapidement qui était responsable de quoi en cas de litige.
Contrats d’exposition temporaire ou permanente, de présentation en foire, en salon ou en institution, en Afrique centrale ou à l’étranger. Les prêts entre institutions sont traités par le service de contrat de prêt.
Qui peut le demander ?
Constituez votre dossier
Pièces obligatoires
- Pièce d’identité du demandeur — Ou justificatif de la structure organisatrice.
- Contrat d’exposition signé ou projet — Avec annexes : liste des œuvres, plan d’accrochage, conditions de sécurité.
- Titre ou preuve de détention de l’œuvre — Pour s’assurer que le signataire peut effectivement confier l’œuvre.
- Photographies et constat d’état initial — État de l’œuvre avant son départ pour l’exposition.
Selon la situation
- Attestation d’assurance de l’exposition — Établie par l’assureur ; COMAC n’en est pas l’auteur.
- Programme de l’exposition — Lieu, calendrier, mode de présentation.
- Mandat de représentation — Si l’une des parties est représentée.
La démarche, pas à pas
Ce circuit est adapté à la nature de ce service : seules les étapes utiles à ce document sont conservées.
- 1Compte et formulaire
Le demandeur décrit l’exposition, l’œuvre et les parties au contrat dans le formulaire de dépôt.
- 2Dépôt des pièces
Contrat, titre de détention, constat d’état et justificatifs d’assurance sont téléversés.
- 3Contrôle de complétude
Un agent vérifie la présence des pièces essentielles et signale les points à compléter.
- 4Contrôle de cohérence
Les dates, le lieu, l’identité des parties et la description de l’œuvre sont rapprochés de la fiche et des autres pièces.
- 5Devis d’enregistrement
Un devis fixé selon la complexité du dossier est validé par l’administration puis soumis au demandeur.
- 6Paiement
Le paiement en ligne permet de poursuivre l’instruction.
- 7Enregistrement du contrat
Le contrat signé est inscrit au registre et ajouté à l’historique d’exposition de l’œuvre.
- 8Suivi du retour
À la fin de l’exposition, le demandeur peut déposer le constat de retour pour compléter le dossier.
- 9Notification
Le demandeur reçoit la fiche d’enregistrement et la copie du contrat dans son espace.
Ce qui entre dans le coût
| Composante | S’applique ? | Précision |
|---|---|---|
| Frais administratifs | Oui | Ouverture du dossier, contrôle et inscription à l’historique d’exposition. |
| Frais d’expertise | Non | Aucune expertise n’est prévue, sauf constat d’état commandé à part. |
| Frais d’analyse | Selon le dossier | Analyse plus poussée pour une exposition multi-pays ou multi-œuvres. |
| Frais de laboratoire | Non | Aucune analyse matérielle n’est comprise. |
| Frais de déplacement | Selon le dossier | Uniquement si un constat d’état sur place est demandé. |
| Frais complémentaires | Selon le dossier | Traductions du contrat ou copies certifiées, si elles sont requises. |
| Frais de délivrance | Oui | Édition de la fiche d’enregistrement du contrat. |
Devise de référence : XAF. Aucun montant n’est publié sur cette page : il dépend de la complexité du dossier et fait l’objet d’un devis, validé par l’administration avant tout paiement.
Combien de temps ?
| Étape | Délai |
|---|---|
| Délai indicatif | 15 à 25 jours ouvrés |
| Délai d’expertise | Sans objet sauf constat d’état commandé séparément |
| Délai de contrôle | 5 à 8 jours ouvrés après dépôt d’un dossier complet |
| Délai de validation | 2 à 4 jours ouvrés pour la validation interne |
| Conditions de prolongation | Variable selon la signature du contrat par toutes les parties |
Délais indicatifs, modifiables par l’administration ; ils courent à partir de la réception d’un dossier complet.
Ce que vous recevez
| Élément | Détail |
|---|---|
| Type de document | Fiche d’enregistrement du contrat d’exposition, avec copie du contrat signé |
| Émetteur | Le contrat est signé par les parties ; la fiche d’enregistrement est émise par COMAC |
| Mentions portées | Date, Numéro de référence, Parties, Œuvre concernée, Lieu et dates de présentation, Signataire, Réserves éventuelles |
| QR Code de vérification | Oui |
| Comment le vérifier | La fiche peut être vérifiée en ligne ; le lieu précis de conservation n’est jamais affiché publiquement. |
Les modèles de démonstration présentés sur le site sont des exemples pédagogiques, sans valeur officielle.
Questions fréquentes
Non. L’assurance est souscrite auprès d’un assureur par les parties ; COMAC peut seulement enregistrer l’attestation obtenue.
Non. La sortie temporaire d’une œuvre relève de l’autorité compétente, à confirmer pour chaque pays.
Oui, pour compléter l’historique d’exposition, sous réserve de produire le contrat et des éléments attestant de la présentation.
Non. Les informations de localisation sont confidentielles par défaut.
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